現代のビジネスにおいて、もっとも使われている
コミュニケーション手段のひとつが「メール」です。
メールのメリットとしては、好きな時間に場所を選ばず送ることができ、
やりとりした内容が必ず記録として残ります。
電話とは異なり、同時に複数の人に同じ内容の連絡ができます。
ただし、デメリットとしては、
読み手の受け取り方によって誤解が生まれやすく、意図が正しく伝わらない可能性があります。
また、送っても読まれない・メールが相手に届かないなどもありますね。
このメールのメリット・デメリットを把握しながら、マナーを守って仕事に生かしていきましょう。
本日は、知っているようで知らないいまさら聞けない「ビジネスメールのマナー」についてお話します。
【メールの基本構成】
◆宛先
TOとCCは受信者全員にすべての宛先が表示されます。
BCCは受信者には表示されません。
送信する前に必ず宛先が正しいかチェックしましょう。
◆件名
1日に100通以上のメールが届く方もいます。
そのため、ビジネスメールを送る際は、件名を見ただけで
メールの内容がだいたい伝わるような具体的な件名が望ましいです。
◆挨拶
挨拶の有無でメールの印象が大きく変わります。
直接会った際にも挨拶をするのと同じですね。
メールもまずは挨拶からがポイントです。礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。
ビジネスメールで最も一般的な挨拶として、
「お世話になっております。」や「いつも大変お世話になっております。」の後に
会社名・部署・名前を名乗りましょう。
※社内メールの場合は、「お疲れ様です」が一般的です。
◆本文
何よりも大切なことは、「分かりやすく書くこと」です。
ビジネスメールでは、結論を先に述べることが求められます。
簡潔に結論を伝えた後に詳細を伝えましょう。
ちなみに、一般的に使われているのが「6W3H」構成です。
これらを意識することで、簡潔に要点をもらさず伝えることができます。
・When(いつ)
・Where(どこで)
・Why(なぜ)
・Who(誰が)
・Whom(誰に)
・How to(どのように)
・How many(どれだけ)
・How much(いくらで)
なお、簡潔にわかりやすくするために、箇条書きを使うことも効果的です。
ケースバイケースですが、文章で伝えるよりも箇条書きを使うと、
読み手にとっても明瞭で分かりやすくなります。
◆末文
挨拶と同様に、末文でも挨拶を忘れないようにしましょう。
代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします。」です。
また、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを終わらせるとさらに良いでしょう。
◆署名
署名とは、いわばメールの名刺のようなものです。
会社の正式名称・部署名・住所・電話番号など、名刺に書いてある情報を記載するのがベストです。
いかがでしたでしょうか。以上がビジネスメールの基本構成です。
メールは身近なツールだからこそ基本構成を大切にすることがビジネスでは必要です。
ましてやプライベートメールとの混同は避けましょう。
なお、既に皆さんも気をつけていらっしゃるかと思いますが、
よりミスや不備がないようにするためには、送信する前に必ず一度内容を確認することをお忘れなく!
ぜひ今後の参考にしてみてください。
北海道出身。関西の大学へ進学後、新卒で入社。広島⇒神戸⇒札幌と様々な拠点にて勤務。現在は、北海道・東北エリアの薬剤師を中心に転職支援を行う。