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キャリアアドバイザーコラム

意外と知らない?ビジネスメールのマナー

現代のビジネスにおいて、もっとも使われている
コミュニケーション手段のひとつが「メール」です。

メールのメリットとしては、好きな時間に場所を選ばず送ることができ、
やりとりした内容が必ず記録として残ります。
電話とは異なり、同時に複数の人に同じ内容の連絡ができます。

ただし、デメリットとしては、
読み手の受け取り方によって誤解が生まれやすく、意図が正しく伝わらない可能性があります。
また、送っても読まれない・メールが相手に届かないなどもありますね。

このメールのメリット・デメリットを把握しながら、マナーを守って仕事に生かしていきましょう。
本日は、知っているようで知らないいまさら聞けない「ビジネスメールのマナー」についてお話します。

【メールの基本構成】

◆宛先
TOとCCは受信者全員にすべての宛先が表示されます。
BCCは受信者には表示されません。

送信する前に必ず宛先が正しいかチェックしましょう。

◆件名
1日に100通以上のメールが届く方もいます。
そのため、ビジネスメールを送る際は、件名を見ただけで
メールの内容がだいたい伝わるような具体的な件名が望ましいです。

◆挨拶
挨拶の有無でメールの印象が大きく変わります。
直接会った際にも挨拶をするのと同じですね。
メールもまずは挨拶からがポイントです。礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。

ビジネスメールで最も一般的な挨拶として、
「お世話になっております。」や「いつも大変お世話になっております。」の後に
会社名・部署・名前を名乗りましょう。

※社内メールの場合は、「お疲れ様です」が一般的です。

◆本文
何よりも大切なことは、「分かりやすく書くこと」です。

ビジネスメールでは、結論を先に述べることが求められます。
簡潔に結論を伝えた後に詳細を伝えましょう。

ちなみに、一般的に使われているのが「6W3H」構成です。
これらを意識することで、簡潔に要点をもらさず伝えることができます。

・When(いつ)
・Where(どこで)
・Why(なぜ)
・Who(誰が)
・Whom(誰に)
・How to(どのように)
・How many(どれだけ)
・How much(いくらで)

なお、簡潔にわかりやすくするために、箇条書きを使うことも効果的です。
ケースバイケースですが、文章で伝えるよりも箇条書きを使うと、
読み手にとっても明瞭で分かりやすくなります。

◆末文
挨拶と同様に、末文でも挨拶を忘れないようにしましょう。
代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします。」です。

また、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを終わらせるとさらに良いでしょう。

◆署名
署名とは、いわばメールの名刺のようなものです。
会社の正式名称・部署名・住所・電話番号など、名刺に書いてある情報を記載するのがベストです。


いかがでしたでしょうか。以上がビジネスメールの基本構成です。

メールは身近なツールだからこそ基本構成を大切にすることがビジネスでは必要です。
ましてやプライベートメールとの混同は避けましょう。

なお、既に皆さんも気をつけていらっしゃるかと思いますが、
よりミスや不備がないようにするためには、送信する前に必ず一度内容を確認することをお忘れなく!

ぜひ今後の参考にしてみてください。

国家資格キャリアコンサルタント
宮森 香理Kaori_Miyamori

北海道出身。関西の大学へ進学後、新卒で入社。広島⇒神戸⇒札幌と様々な拠点にて勤務。現在は、北海道・東北エリアの薬剤師を中心に転職支援を行う。

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